ChatGPTを活用した業務効率化のアイデア8選
業務効率化のためにChatGPTを活用する方法は多岐にわたります。
まずは、従業員の残業削減や業務スピード向上に役立つ、具体的なアイデアを紹介します。
なお、業務効率化に役立つプロンプトの例は、下記の記事をご覧ください。
「ChatGPTのプロンプトとは？基本の型や業務で使えるプロンプト例を紹介！」
アイデア1｜文章の作成
ChatGPTは、さまざまな種類の文章作成を効率化できます。
具体的には、業務メールの作成、SNSの投稿文、企業ブログの記事など、目的に応じた文章を短時間で作成できます。
Webデータを活用した幅広い表現力により、効率的に質の高い文章を生み出せます。
関連記事：「文章作成に使えるAIツール・サイト5選！活用シーンや注意点も解説」
アイデア2｜資料の作成
プレゼンテーション資料や企画書の作成時間を大幅に短縮できます。
まず構成案やたたき台をChatGPTに作成させ、それをもとに内容を肉付けしていく方法が効果的です。
また、表の作成やダミーデータの生成にも活用でき、資料作成のさまざまな工程を効率化できます。
関連記事：「AIツールで資料作成を自動化！おすすめのAIツール8選を紹介 」
アイデア3｜企画の作成・壁打ち
企画立案の初期段階でChatGPTを活用すると、短時間で複数のアイデアを得ることができます。
さらに、出力されたアイデアについて掘り下げた質問をすることで、より具体的な提案や実施計画まで導き出すことが可能です。
アイデア4｜SNS運用
ターゲット層に合わせたSNSコンテンツの企画から、実際の投稿文作成まで自動化できます。
複数の投稿案を同時に生成し、その中から最適なものを選択することで、効率的なSNS運用に役立てることができます。
アイデア5｜社内教育・研修
個々の社員のスキルレベルや役割に応じた、カスタマイズされた研修プログラムを効率的に作成できます。
また、研修中のよくある質問をChatGPTでまとめておくことで、講師の負担を軽減しながら、きめ細かな学習支援が可能になります。
アイデア6｜社員採用
採用活動全般の効率化が図れます。魅力的な求人広告の文章作成から、応募者のスクリーニングまで幅広く活用できます。
また、蓄積した応募データを分析することで、求める人材像に合致する候補者を効率的に選定しやすくなります。
アイデア7｜関数の作成
ExcelやGoogleスプレッドシートでの作業を効率化できます。目的に応じた最適な関数を提案してくれるため、Web検索で関数を探す手間が省けます。
データを扱うさまざまな部署で、幅広く活用することが可能です。
アイデア8｜プログラミングコードの作成・添削
必要な処理内容を説明するだけで、適切なプログラミングコードを生成してくれます。
また、既存のコードを入力することで、改善点の提案やバグの発見も可能です。プログラミング知識が十分でない場合でも、基本的な開発作業を効率的に進められます。
ChatGPTで業務効率化を実現した企業事例
次に、企業における導入のイメージを深めるために、具体的な活用事例も紹介します。
三井化学株式会社｜既存製品の新規用途発見を効率化
三井化学株式会社では、既存製品の新しい用途を発見するプロセスにChatGPTを導入したそうです。
これまで担当者が手作業で行っていた特許情報やSNSの投稿分析を、ChatGPTを活用して自動化・高速化することに成功しています。
具体的には、大量の特許情報やSNSの投稿内容をChatGPTに分析させ、製品の新規用途候補を抽出させました。
その結果、用途探索の精度が向上し、かつ探索にかかる時間を大幅に短縮できたそうです。
株式会社100｜SNS運用にかかる社内リソースを削減
株式会社100（ハンドレッド）は、SNS運用業務の効率化にChatGPTを活用し、大きな成果を上げています。
ChatGPTを使って投稿文を自動生成することで、これまで多くの時間を要していたSNS運用の工数を大幅に削減することに成功しました。
また、海外の有益な情報を収集・翻訳する作業もChatGPTで自動化したそうです。
その結果、SNS運用に関わる社内リソースを効率的に配分できるようになりました。
ChatGPTでの業務効率化を促進する際のポイント
ChatGPTを導入しても、社内での活用が思うように進まないケースは少なくありません。
ここでは、ChatGPTの活用を組織全体に広げ、確実な業務効率化につなげるためのポイントを紹介します。
ChatGPTを利用する範囲を決める
効果的な導入のためには、業務単位でChatGPTの活用範囲を明確にすることが重要です。
部署内の業務フローを洗い出し、自動化できそうな工程を特定しましょう。
特に、サポートデスク業務、議事録作成、業務文書の作成など、定型的な文書作成業務から始めることで、高い効果が期待できます。
利用上のガイドラインを作成する
安全で効率的な活用のために、明確なガイドラインの策定が不可欠です。
特に重要なのは、入力データに関する注意事項と生成物の利用方法についての指針です。
著作権侵害や個人情報の漏洩など、法的トラブルを未然に防ぐためにも、総務省のAI事業者ガイドラインなども参考にしながら、自社に適したルールを整備しましょう。
＞＞総務省「AI事業者ガイドライン検討会」
ChatGPTの利用に関する従業員教育を実施する
効果的な活用には、体系的な従業員教育も重要です。
ChatGPTを実務レベルで扱えるようになるには、AIの基礎知識やプロンプトの作成スキル、モデルに関する最新情報を収集することなどが求められます。
従業員の知識が不足したままChatGPTを導入しても、一部の従業員しか扱えないなど浸透がスムーズに進まず、効果が得られない可能性があります。
AIやChatGPTに関する研修の実施や外部セミナーへの参加などを通じて、従業員のAIリテラシーを育てましょう。
とはいえ、企業規模が大きく全社研修がうまく開催できなかったり、忙しいマネージャー層への研修実施が難しいと感じていたりするご担当者も多いと思います。
その場合は、eラーニングの活用がおすすめです。ChatGPTをはじめとする生成AIの活用方法を学べる「SkillBridge」では、業種・職種に合わせた実践的なカリキュラムを提供しています。
最短30日で実務に活用できるようさまざまなコンテンツを提供しておりますので、業務効率化の推進にも効果的です。
サービスの詳細は、こちらからご覧ください。
＞＞ChatGPTの活用方法も学べるeラーニング「SkillBridge」
社内の業務システムと連携させる
既存の業務システムがある場合は、ChatGPTとのAPI連携でさらに効率化の可能性が広がります。
例えばkintoneやMoney Forward、Slackなどは社内に導入されていることが多いツールですが、ChatGPTとの連携が可能で、ツール内のタスクを自動化できます。
セキュリティ対策を徹底する
セキュリティ対策を徹底し、安全な体制での利用を促進しましょう。
通常のChatGPTでは、入力情報がAIの学習データとして使用される可能性があるため、機密情報の取り扱いには特に注意が必要です。
機密性の高い情報を扱う場合は、API版の利用を検討するなど、適切なセキュリティ対策を講じることが重要です。
また、近年増加しているChatGPTを装ったフィッシング詐欺にも注意が必要です。あわせて、セキュリティ意識を向上させる働きかけも行いましょう。
ChatGPTの情報漏洩に関する具体的な注意点や対策については、下記の記事でも詳しく解説しています。
「ChatGPTの情報漏洩リスクに企業はどう対処すべき？事例や対策を紹介」
まとめ
ChatGPTを業務効率化に活用することで、文章作成や資料作成、メール対応などの時間を大幅に短縮できます。
ChatGPTを導入する際は、ガイドラインの作成や研修の実施、セキュリティ対策など、利用促進のための対策も同時に進めることが大切です。
社内で効果的な活用ができれば、業務のスピードアップが期待でき、業務全体の効率化や従業員の残業削減を目指せるでしょう。
