業務プロセス改善のための基礎知識
業務プロセスを見直し、改善することは、企業の成長や効率化を実現するために欠かせません。
まず、業務プロセスとは何か、どのようなメリットがあるのかを押さえましょう。
業務プロセスを見直す3つのメリット
業務プロセスを改善するメリットは、主に下記の3点です。
1.DX推進
業務プロセスを見直すことは、ツールやシステムを導入するための土台作りとなります。DX推進を促し、企業全体の仕組みをより効率的に再構築できます。
2.業務効率化
業務プロセスを改善すると、無駄な作業が削減され、業務のスピードが向上します。労働時間の短縮やコストの削減も実現可能です。
3.リスクマネジメント
業務が特定の個人に依存したり、業務内容がブラックボックス化したりしている状態はリスクをともないます。業務プロセスを標準化することで、誰でも対応可能な体制を整え、継続的に成果を上げる組織を目指せます。
業務プロセスと業務フローとの違い
業務プロセスと業務フローは似た概念に思えますが、それぞれ指す内容に違いがあります。
・業務プロセス
業務プロセスとは、目標を達成するために必要な業務の一連の流れを指します。例えば、「部品調達」「製造」「在庫管理」「配送」「販売」という一連の流れが業務プロセスに該当します。
・業務フロー
業務フローは業務プロセスのうちの具体的な作業手順やその順番を示します。業務フローは、単に「流れ」を指す場合と、その流れを図解したものを指す場合があります。例えば、商品の受発注手順をフローチャートとして表現したものが業務フローの一例です。
これらの違いを理解することで、業務の全体像をより正確に把握し、適切な改善を行うためのヒントを得ることができます。
業務プロセスを改善させる5ステップ
業務プロセスの改善を進めるためには、具体的な手順を踏むことが重要です。ここでは、改善に必要な5つのステップについて詳しく解説します。
下記の手順を参考に、効果測定を行いながらPDCAサイクルを回していきましょう。
STEP1｜現状の業務プロセスを可視化する
最初のステップは、現状の業務プロセスを可視化することです。
現在の業務がどのように進められているかを把握するために、業務全体を細かく分解し、順序立てて図式化しましょう。業務の流れが視覚的に整理されることで、全体像が明確になり、次の改善に向けた準備が整います。
なお、業務の可視化を効率的に行うためには、専用のツールを活用するのもひとつの手です。
さらに、それぞれの業務における手順や作業内容、作業のパターンを丁寧に書き出していくことで、改善の土台が整います。
この際、現場担当者へのヒアリングを行うことも重要です。直接の担当者ではなく第三者が行うことで、普段は表に出ない不満や課題が浮き彫りになることがあります。
現状を正確に把握することが、次のステップで課題を見つけやすくする基盤となります。
STEP2｜課題・問題点を洗い出す
現状の業務プロセスを可視化したら、その情報をもとに課題や問題点を洗い出します。どの部分で停滞や遅延が発生しているのかを特定し、ボトルネックとなる箇所を明らかにしましょう。
具体的には、部門間の連携が不足している箇所や、作業に必要な人員が足りていない点などの問題点を整理することが重要です。
業務の課題をリストアップすることで、改善すべきポイントが明確になり、次の改善計画の実行がスムーズに進むようになります。
課題を整理するこのステップは、業務プロセスを改善するための基礎となります。現状に目を向け、問題を丁寧に拾い上げることで、実現可能な改善案を導き出すことができるでしょう。
STEP3｜改善の優先度を決める
業務プロセスの改善を進める際には、何から手を付けるべきか優先度を決める必要があります。
そのために、まず下記のような視点を持ってタスクの改善案を検討します。
-似たような業務をまとめて効率化できないか
-作業工程の順序を見直して効率化できないか
-作業そのものを簡素化できないか
-作業そのものをなくせないか
その後、改善の結果として得られる効果の大きさを試算し、生産性向上に直結する施策の優先順位は高く設定しましょう。
問題の深刻度や重要性を考慮しながら優先順位をつけることで、限られたリソースを有効活用できます。
STEP4｜目標値を設定し、実行計画を策定する
改善を実行する際には、目標値を具体的に設定することが重要です。
例えば、「人件費を〇％削減する」「工数を〇％効率化する」など、数値化された目標を立てると、効果測定が容易になります。
次に、目標を達成するための実行計画を策定します。全体の業務プロセスを俯瞰し、各改善施策が他の業務に悪影響を与えないかを確認しながら計画を立てましょう。
この段階で、具体的な手順や担当者を明確にしておくと、スムーズな実行が可能になります。
STEP5｜改善策を考え実行し検証する
計画に基づいて改善施策を実行した後は、一定期間を設けて効果を検証します。
業務改善の効果を測定するためには、課題を成果を定期的に記録しておくことが大切です。
結果を振り返り、PDCAサイクルを活用しながら改善を繰り返しましょう。小さな成功体験を積み重ねることで、業務プロセス全体の効率化が進み、組織全体のパフォーマンス向上に繋がります。
業務プロセスが劇的に改善する2つの施策
業務プロセスを改善するためには、効率的なアプローチが重要です。最後に、有効な施策を2つ紹介します。
業務を自動化・簡略化できるITツールの導入
ITツールを活用すると、これまで時間がかかっていた業務を効率化することができます。
例えば、日常的なデータ入力や報告書作成などを自動化することで、作業時間を大幅に短縮できます。
人的ミスを減らせることもメリットです。手作業ではどうしても発生しがちなエラーが、ITツールを利用することでほとんどなくなります。
近年はChatGPTのような生成AIツールを取り入れる企業も増えており、文章作成やデータ整理など幅広い用途で役立っています。
導入を検討する際は、自社の業務内容に合ったツールを選ぶことが大切です。ツールの選択次第で、効果がより明確に感じられるでしょう。
関連記事：「生成AIの仕組みやAIとの違い、主な種類などを徹底解説！」
BPOやアウトソーシングの導入
業務によっては、外部委託を活用することで効率的に改善できる場合があります。
一部の業務を外部に任せる「アウトソーシング」は、社員の負担を軽減し、本来注力すべき業務に集中できる環境を整える手助けとなります。
さらに、業務の企画や設計から実行、そして分析まで一括して委託する「BPO（ビジネスプロセスアウトソーシング）」も選択肢のひとつです。
特に専門的なスキルが求められる業務については、外部のプロフェッショナルに任せることで、スピード感のある業務改善が期待できます。
外部委託を進める際には、どの部分を自社で行い、どの部分を外部に任せるかを明確にすることが重要です。この判断が、業務全体の効率化を実現する鍵となります。
まとめ
業務プロセス改善は、企業の成長と効率化に直結する重要な取り組みです。現状の可視化、課題抽出、優先順位の設定を通じて実行計画を策定し、PDCAサイクルを回すことがポイントです。
実行施策のうち、特にITツールの導入は、作業の自動化やミスの削減を実現し、業務の質を大幅に向上させる効果があります。
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