AI搭載のタスク管理ツールでできること
まずは、AIを搭載したタスク管理ツールの基本的な機能について解説します。ツールによってできることは異なりますが、おおよそ次のようなことができます。
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タスクの自動生成
AI搭載のタスク管理ツールは、プロジェクトの概要や目標を入力するだけで、必要なタスクを自動生成します。
適切なタスクを自動で割り当ててくれるため、計画の精度が向上し、作業の効率化につながります。
ただし、自動生成されたタスクはあくまで提案です。過不足がないかは人間が確認し、必要に応じて修正する必要があります。
タスクの自動割り振り
チームメンバーの能力やスキルセットを学習し、最適な人材にタスクを自動で割り振ることができます。
デザイン関連のタスクはデザインスキルが高いメンバーに、技術的な課題はエンジニアリング経験豊富なメンバーに割り当てるといった具合です。
また、各メンバーの現在の業務量や予定もデータとして与えることで、タスク配分を考慮してくれるため、特定の人に仕事が集中するといった事態も防げます。
これにより、プロジェクトマネージャーは細かな割り振り作業から解放され、より戦略的な業務に集中できるようになります。
タスクの優先順位を自動設定
AI搭載のタスク管理ツールは、多数のタスクの中から重要度や緊急性を自動的に判断し、最適な優先順位を設定してくれます。
締め切りが迫っているタスク、依存関係のあるタスク、プロジェクトの成功に大きく影響するタスクなどを分析し、取り組むべき順序を提案します。
さらに、進行中のプロジェクトの状況やリソースの制約も考慮して、リアルタイムで優先順位を調整することも可能です。
これにより、チームメンバーは「今何に取り組むべきか」を常に把握でき、限られた時間とリソースを最大限に活用できるようになります。タスクの締め切りや重要度に応じてリマインダーを設定することで、重要なタスクや会議も確実に管理できます。
進捗状況の自動更新
タスクが完了するたびに、進捗状況を自動更新します。
ガントチャートやその他の進捗管理ツールがリアルタイムで更新され、プロジェクトの現状を瞬時に把握できます。
手動で進捗を更新する手間が省けることで、常に正確な状況をチーム全体で確認できます。
進捗状況が自動更新されることで、スムーズなプロジェクト管理が実現します。
タスクの遅延管理
各タスクの進捗状況をリアルタイムで追跡し、予定から遅れているタスクを自動的に特定します。
特定のタスクの進捗が予定よりも遅れている場合、AIは関係者にアラート通知を送信し、状況を迅速に把握できるようにします。
また、遅延の原因を分析し、解決策を提案することで、プロジェクトの遅延を最小限に抑えることが可能です。
そのほか、過去のプロジェクトデータや現在の進捗状況から、スケジュールの遅延を予測することも可能です。リスクを防ぎつつ、プロジェクト全体を効率的に管理できるようになります。
タスク管理に使えるAIツール6選
業務の効率化を図るなら、AI機能を搭載したタスク管理ツールの活用がおすすめです。
ここでは、特にタスク管理に使えるAIツール6つを紹介します。
Todoist
Todoistは、直感的な操作が可能なツールです。
PCやスマートフォンなど複数のデバイスで利用でき、他のツールとも連携可能です。
AIがプロジェクトに必要なタスクを自動生成するため、各メンバーが手作業でスケジュールを作成したり、タスクを割り振ったりする手間が省けます。
また、進捗を一覧で確認できるなどチームでの管理にも適しており、スケジュール遅延の予防やムダの削減にも役立ちます。
Todoistがあれば、タスクがスッキリと整理され、管理が格段に楽になるでしょう。
Asana
Asanaは、チームの生産性を向上させる高機能なタスク管理ツールです。
AIが過去のデータをもとにタスクを自動生成し、優先順位を設定するため、業務の抜け漏れを防ぎやすくなります。
また、進捗予測機能により、プロジェクトの遅延リスクを事前に把握することにも役立ちます。
さらに、SlackやGoogle Driveなどの外部ツールと連携し、情報共有をスムーズにすることで、チーム全体の連携強化にもつながるのが特徴です。
Backlog
Backlogは、プロジェクト管理とチームの協力を円滑にするタスク管理ツールです。
AIが進行中のタスクの優先順位を自動的に判断し、スケジュールに反映させるため、効率的に業務を進行しやすくなります。
進捗が遅れるとAIが検出し、自動的にアラートを発信してくれるので、問題の早期発見にもつながるでしょう。
OpenAIとの連携によってコメントや課題を要約する機能を活用でき、情報整理も容易になります。
また、ガントチャートやファイル共有、Wikiなど、プロジェクト管理に必要な機能が充実しています。
Commu
Commuは、プロジェクトの進捗状況を視覚的に把握でき、AIがタスクの管理や優先順位設定を自動で行うツールです。
進捗状況はグラフやチャートで簡単に確認でき、AIがタスクの期限や担当者を自動で設定します。
また、AIがタスクの優先順位を自動で整理し、未完了タスクは通知でお知らせしてくれるため、遅れが出る前に対応可能です。
複数のプロジェクトが同時進行している場合でも、AIがスケジュールを最適化し、進捗に応じてリソースの調整をしてくれます。
Commuを利用することで、チーム全体の業務が効率良く進行しやすくなり、作業負担が軽減します。
Notion
Notionは、情報の一元管理とAIによる効率化を両立したオールインワンのツールです。
タスク管理、ドキュメント作成、データベース構築など、機能や情報がひとつに集約され、情報の分散を防ぐことが可能です。
豊富なテンプレートで自由度の高いカスタマイズが可能で、プロパティを自分好みに設定でき、独自のワークフローを構築できます。
Notionは、個人利用から企業利用まで幅広く対応し、業務プロセスの効率化と情報共有を同時に実現できるタスク管理ツールです。
Tara AI
Tara AIは、開発チームのプロジェクト管理に特化したタスク管理ツールです。
AIがタスクの提案から割り当て、進捗管理までを自動化し、チームの生産性を向上させてくれます。
チームメンバーのスキルや負荷を考慮して、最適なタスクを自動で割り当て、進行状況をリアルタイムで把握できるのが特徴です。
これにより、リーダーの負担が減り、プロジェクトが円滑に進行するとともに、AIが進捗の遅れを通知し、改善点を提案してくれることで作業の効率化が図れます。
AI搭載のタスク管理ツールの選び方
AI搭載のタスク管理ツールは、製品によって機能や使いやすさ、用途が異なるため、導入目的に合わせて最適なツールを選ぶ必要があります。
最後に、AI搭載タスク管理ツールを選ぶ際の主なポイントについて解説します。
目的に沿った機能を備えているツールを選ぶ
AI搭載タスク管理ツールを選ぶ際は、まず現状の課題を明確にし、その課題に必要な機能が備わっているかを確認することが重要です。
例えば、複数のプロジェクトを並行して進める場合、プロジェクト間のリソース共有やタスクの優先順位付けをサポートする機能が求められます。
自組織の目的に合った機能を持つツールを選ぶことで、タスク管理を効率化しやすくなります。
使いやすいツールを選ぶ
AI搭載のタスク管理ツールを選ぶ上で、操作性は非常に重要です。
いくら機能が充実していても、操作が複雑だと現場のストレスにつながります。形骸化し、使われなくなるケースも少なくありません。
一方、デザインがシンプルで、直感的に操作できるツールであれば、作業者の知識やスキルに関わらず使いやすくなります。
導入前にトライアル期間を利用したり、デモ版を試したりして、操作性を確認するのがおすすめです。
コストパフォーマンスの良いツールを選ぶ
AI搭載のタスク管理ツールを選ぶ際は、利用料金と搭載している機能とのバランスを見極めることも重要です。
また、利用料金を確認する際は料金体系もチェックしておきましょう。
多くのツールでは、提供する機能の幅や利用可能なユーザー数、受けられるサポートの質に合わせて、複数の料金体系が設定されているのが一般的です。
無料版は基本機能のみに限られ、チーム利用には不十分なケースが多くあります。かといって、高額なプランが必ずしも自組織に最適とは限りません。
現在の規模だけでなく、将来の拡張性も考慮して、最もコストパフォーマンスの良いプランを選択する必要があります。
サポート体制が充実しているツールを選ぶ
サポート体制が充実しているツールを選ぶことが、成功へのポイントです。
適切なサポートがあることで、導入時の技術的な問題や操作上の疑問に迅速に対応してもらえます。
また、導入初期だけでなく、アップデート時やセキュリティ対策に関する対応を徹底するためにも重要です。
例えば、下記のようなサポートがあると安心です。
・オンラインチャット
・電話
・Eメールでの問い合わせ
・FAQ
・チュートリアル動画
まとめ
AI搭載のタスク管理ツールは、タスクの自動生成や割り振り、優先順位設定から遅延予測まで、幅広い機能で業務効率を大幅に向上させます。
本記事を参考に、最適なツールを見つけてみてはいかがでしょうか。
