AIで自動化できる文章要約の具体的なシーン
AIによる文章要約は、手作業では時間のかかる膨大な情報を整理し、要点を素早く抽出するのに役立ちます。ビジネスにおける具体的な活用シーンには、下記があげられます。
・会議内容の把握
・報告書、論文からの情報収集
AIツールを活用すれば、音声認識技術を用いて会議の音声をテキスト化し、自動で要点をまとめることが可能です。短時間で会議の内容を把握できるため、複数の会議を抱えるビジネスパーソンに大いに役立ちます。また、社内の情報共有もスムーズに進むでしょう。
情報収集においてもAIツールは効果的です。長い報告書や研究論文など、すべての情報を読むのに時間がかかる場合でも、AIツールによって要約されていれば、短時間で概要をつかめます。AIツールは複数の調査資料や報告書を瞬時に処理できることから、幅広い情報を効率良く吸収したいときにぴったりです。
さらに、AIツールには翻訳機能が搭載されていることも多く、海外のレポートや資料もスムーズに翻訳可能です。
文章要約に使えるAIツール7選
次に、文章要約におすすめのAIツールを7つ紹介します。
ChatGPT
ChatGPTは、OpenAI社が開発した多目的なAIチャットボットです。自然な言葉での会話が可能で、文章の要約に限らず、文章作成や画像作成、コードの生成など、幅広く活用できます。長文も瞬時に要約可能です。言語翻訳もできるほか、細かい指示を加えることで、要約のトーンや形式を調整できる点も便利です。
無料プランでも利用できますが、機能に制限があります。より高品質・高機能な文章要約を求める場合は、有料プランも検討すると良いでしょう。
関連記事：「ChatGPTでできること11選！できないことや業務活用例も紹介！」
Notion AI
Notion AIは、ドキュメントやタスク管理などで活用される「Notion」に搭載されたAI機能です。そのため、Notionのワークスペース上で利用することとなる点に注意しましょう。
搭載されている機能はChatGPTと似ており、文章の要約・生成、翻訳、アイデア出しなどが可能です。Notion AIは有料のツールであるため、予算を含めて利用するか検討したほうが良いでしょう。
Catchy
Catchyは、ChatGPTを搭載したAIツールです。マーケティングやコンテンツ制作に強みがあり、文章の要約だけでなく、キャッチーコピーの作成や記事制作、新規事業のアイデア出し、メールの返信に迷った際の文章作成など、幅広く活用されています。無料プランも用意されており、お試しで利用したい方にもおすすめです。
タンテキ
タンテキは日本語の文章要約に特化したAIツールです。独自の自然言語処理AI「HAKASE」を活用しており、簡単に日本語コンテンツの要約ができます。タンテキはテキストだけでなく、URLや音声ファイル、画像、PDFから要約できる点も魅力です。
特にニュース記事やレポートの要約が得意で、日本語独特の文法構造に対応し、文章の意味や形を壊さずにまとめてくれます。基本の要約機能は無料プランで利用できるため、予算がない場合でもおすすめです。
AI GIJIROKU
AI GIJIROKUは、ZOOMと連携して利用するAIツールです。会議の議事録作成に特化しており、会話内容を自動的にテキスト化して要約する機能があります。音声認識精度が99.8％とのことで、聞き取りにくい発言も高精度でテキスト化できる点が魅力です。
また、30ヶ国語に対応したリアルタイム翻訳機能があり、翻訳テキストを発話させることも可能なため、国際的なコミュニケーションにも役立ちます。
なお、無料プランではAIの要約機能を利用できません。文章要約で活用する場合は、有料プランを契約する必要があります。
要約AI Samaru
要約AI Samaruは、日本語要約に特化したAIツールです。要約する文字数やNGワードも指定できます。記事コンテンツの作成においては、リード文を自動生成するのに役立ちます。
また、「あのー」「えーと」といった、音声文字起こしによるテキストのケバ取りも可能なため、議事録作成にもおすすめです。要約AI Samaruには無料トライアルがあり、会員登録をしなくてもすぐに使用感を確かめられます。
ELYZA DIGEST
ELYZA DIGESTは、大量のテキストデータを短時間で要約できるAIツールです。大きな特徴は、読み込んだテキストをベースにAIが一から要約文を「生成する」点です。インタビューや会議の音声を文字起こしした乱雑な文章であっても、生成AIによってニュース記事のように誤字脱字の少ない読みやすい文章を作成してくれます。
注意したいのは、原文と異なる意味で要約文が生成される可能性があることや、テキストデータは3行に要約されてしまうことです。
AIで文章要約する際のポイント
優れたAIツールを導入しても、効果的に使いこなせなければ業務効率化にはつながりません。AIツールを活用して文章要約する際は、下記で紹介する3つのポイントに留意しましょう。
ポイント1｜長文はブロックで分ける
AIに長文の要約をさせる場合、文章をブロックに分けてから入力するのがポイントです。長文を読み込ませると、ツールによっては文字数制限に引っかかったり、正確に処理できなかったりするためです。
特に複数のトピックが含まれる長文では、個別にブロックに分けることで、それぞれの部分に焦点を当てた要約が生成されやすくなります。
ビジネスレポートやプレゼン資料の要約においても、セクションごとに分けて処理することで、読み手にとって理解しやすい文章が作成できます。
ブロック分けは、ひとつの主題・テーマごとか、1万文字程度を目安にするとよいでしょう。ブロックが小さすぎると、文脈が失われてしまう点に注意が必要です。
ポイント2｜業務内容に即したツールを選ぶ
多種多様なAIツールがリリースされており、それぞれ異なるアルゴリズムや強み、機能があります。同じ文章の要約でも、使用するツールによって内容が大きく変わることも少なくありません。そのため、導入する目的や業務内容、文書の種類などに応じて、ツールを選ぶことが重要です。
例えば、会議の議事録作成には音声認識が得意なAIツール、外国語のレポートを要約したい場合は翻訳機能を備えたAIツールが適しています。
状況に応じて複数のツールを導入するのもよいでしょう。それぞれの得意・不得意を知り、柔軟に使い分けるのも賢い使い方です。
ポイント3｜入力する文章に機密情報が含まれていないかチェックする
AIツールの中には、インターネットを介してデータを処理するものもあります。プロンプトの内容がツール提供会社のデータに蓄積される可能性があるため、要約したい文章に個人情報や機密情報が含まれていると、情報漏洩のリスクがあります。
文章を入力する前に、個人情報や機密情報が含まれていないかチェックしましょう。入力する情報に機密情報が含まれる場合には、「伏せ字にする」「文章を丸ごと削除する」「プロンプトを学習させないオプトアウト機能を利用する」といった方法を検討してみてください。
まとめ
AIによる文章要約は、情報の整理や知識のインプットに役立ちます。しかし、AIツールを導入しても、利用者が上手く扱えないケースも少なくありません。そのため、業務で有効活用するには、利用者のリテラシーを高めることが重要です。
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