ChatGPTの表作成に使えるプロンプト集！ポイントや注意点も解説

【無料版】ChatGPTでの表作成に使えるプロンプト

ChatGPTを使えば、Excelのような表形式のデータを簡単に作成できます。

作成した表は、そのままコピー＆ペーストでExcelに貼り付けることができるため、業務効率の向上に役立ちます。

まずは、無料版のChatGPTでも使える、表作成の具体的な方法を紹介します。

表にしたい項目を伝えて表を出力させる

必要な項目を指定するだけで、ChatGPTは適切な形式の表を作成してくれます。

例えば、スケジュール表を作成する場合は、下記のようなプロンプトが効果的です。

表の内容を直接入力し読み込ませる

既存のデータを表形式に整理したい場合は、データを直接入力して変換できます。

例えば、下記のようなプロンプトが活用できます。

このように入力することで、整理された表形式のデータとともに、基本的な集計結果も得られます。無料版では平均値の算出など、基本的な分析が可能です。

ChatGPTが回答できる内容を表で出力させる

ChatGPTとの会話のなかで得られた情報を表形式にまとめることも簡単です。

長文の回答を「要点を表にまとめてください」と依頼したり、特定の項目について「○○と△△の比較を表にしてください」と指定したりすることで、見やすい形式に整理できます。

また、文章中から特定の情報だけを抽出して表にすることも可能です。

例えば、「上記の内容から、課題と解決策を表形式でまとめてください」といった指示を出すことで、必要な情報を整理された形で得ることができます。

【有料版】ChatGPTでの表作成に使えるプロンプト

ChatGPT Plusの有料版では、より高度な表の作成や分析が可能になります。

有料版ならではの便利な機能の例を紹介しましょう。

Excelファイルを読み込ませる方法

有料版では、Excelファイルを直接アップロードして分析することが可能です。

例えば、下記のようなプロンプトで、データの分析から視覚化まで一貫して処理できます。

このように、売上データや顧客情報などの大量のデータも、瞬時に分析・可視化できます。

データの傾向や特徴を素早く把握でき、提案資料の作成などにもおすすめです。

Advanced Data Analysis機能を使う方法

Advanced Data Analysis機能を使えば、より高度なデータ分析が可能になります。

Advanced Data Analysisは、集計、クロス分析、相関分析などの統計処理から、さまざまなグラフの作成まで、幅広い作業に対応できる便利な機能です。

これを活用すると、分析結果を直接Excelファイル（.xlsx）形式でダウンロードできます。そのため、資料作成などにそのまま役立てることが可能です。

なお、無料版のChatGPTでは、Advanced Data Analysisの機能に制限があります。使用可能な回数が制限されていたり、複雑なデータ分析が実行できなかったりする場合があります。

業務での本格的な活用を検討する場合は、有料版の導入を検討することをおすすめします。

ChatGPTで表作成する際のポイント・注意点

ChatGPTを業務で活用する際は、その特性と制限を理解し、適切に使用することが重要です。

表を作成する際の重要なポイントと注意点を解説しましょう。

複雑な表はうまく作成できないことがある

ChatGPTは一度に処理できる情報量や関係性の把握に制限があるため、多くの条件や複雑な構造を含む表を一度に作成しようとすると、誤解や欠落が生じやすくなります。

複雑な表を作成したい場合は、一度の処理で完成形を求めるのではなく、段階的に進めましょう。

例えば、まず基本的な表の構造を作成し、その後で列や行の追加、データの修正などを順番に依頼していくことで、より正確な結果を得ることができます。

必要に応じて修正を重ねることで、望む形に近づけることが可能です。

業務に活用する場合は必ず人の目でチェックする

ChatGPTは一般的なデータを基に学習していますが、各企業固有の業務ルールや業界特有の表現、最新の法改正への対応などは完全には理解できません。

そのため、時として誤りや不適切な表現が含まれる可能性があります。

特に固有のデータや最新データを扱う場合は、計算結果や分析内容を必ず人の目でチェックする必要があります。

データの正確性や整合性を確認し、業務上の文脈に照らして適切かどうかを判断することが重要です。

重要な意思決定に関わるようなデータ分析の場合は、複数人でのチェック体制を整えると良いでしょう。

情報漏洩の対策を講じる

ChatGPTに入力したデータは、サービス提供者や他のユーザーに閲覧される可能性があります。

これは、主にAIの学習プロセスに関係しており、入力した情報が学習データとして保存されるため、将来的なモデルの改善に使用されたり、他のユーザーの質問に対する回答に活用されたりする可能性が考えられています。

また、サービスの開発者や管理者がデータにアクセスできる場合は、入力した情報が利用される可能性もあるかもしれません。

企業の機密情報や顧客の個人情報を含む表を扱う場合は、特に注意が必要です。

情報漏洩のリスクを軽減するためには、機密情報部分をダミーデータに置き換えたり、ChatGPTのオプトアウト機能をオンにしたりするなどの対策が有効です。また、社内での利用ガイドラインを設定し、機密情報の取り扱いルールを明確にすることも重要です。

ChatGPTの情報漏洩に関する具体的な注意点や対策については、こちらの記事でも詳しく解説しています。
「ChatGPTの情報漏洩リスクに企業はどう対処すべき？事例や対策を紹介」

まとめ

ChatGPTを活用することで、表の作成やデータ分析が効率的に行えます。無料版では基本的な表作成や単純な分析が可能で、有料版ではより高度なデータ処理や分析機能を利用できます。

一方、複雑な表の作成には依頼の仕方に工夫が必要で、業務での利用時には「人の目によるチェック」や情報漏洩対策も重要です。

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